Wstęp

Moduł przeznaczony jest do obsługi płatności odbiorców. Moduł umożliwia generowanie dokumentów przypomnień dla faktur dla których zbliża się termin płatności, dokumentów monitu o płatność po przekroczeniu terminu płatności, dokumentów wezwań do zapłaty oraz dokumentów not odsetkowych. Wszystkie dokumenty  generowane są  w sposób automatyczny przy pomocy osobnego serwera raportów zintegrowanego z systemem SWP. Wygenerowane dokumentu przesyłane są automatycznie drogą mailową do dłużnika.

Opis modułu 

Podgląd dokumentów powiadomień dostępny jest z poziomu menu głównego systemu. W wersji automatycznej proces selekcji dokumentów sprzedaży, generowanie powiadomień i wysyłanie mailem, odbywa się w sposób całkowicie automatyczny.

W celu przeglądnięcia przypomnienia dla danej faktury, należy otworzyć okno faktur lub rozliczeń i w menu kontekstowym klawisza "Odśwież" w danym oknie, uruchomić opcję "Przypomnienia".

Rysunek 891 Miejsce dodawania nowego przypomnienia w oknie faktur sprzedaży

Przypomnienia

Tekst zawarty w poszczególnych dokumentach został wygenerowany na podstawie tekstu wzorcowego ustawionego w opcjach systemu. W celu wysłania powiadomienia musi być zdefiniowany adres email w kartotece klienta w polu "adres e-mail FV". 

Rysunek 892 Miejsce zdefiniowania adresu na który będzie wysłany dokument przypomnienia.

Rysunek 893 Wzór dokumentu powiadomienia

Potwierdzeniem poprawnego wysłania dokumentu do klienta, jest znacznik koperty w liście dokumentów. Wersja językowa powiadomienia, zależna jest od ustawień w kartotece klienta. Dla np. wersji angielskiej musi być ustawiony język angielski w kartotece.

Rysunek 894 Ustawienie wersji językowej dokumentu przypomnienia.

Rysunek 895 Oznaczenie poprawnego wysłania dokumentu do dłużnika.

Monity

Dokument przypomnienia typu Monit, powinien być generowany po upływie terminu płatności dokumentu faktury sprzedaży.  Parametr ilości dni ustawiany jest w opcjach systemu.

Rysunek 896 Opcje terminu przekazania kwoty umieszczone w dokumencie przypomnienia

Poniżej przykładowy wydruk dokumentu przypomnienia typu - Monit.

Rysunek 897 Wydruk dokumentu monitu

Wezwania do zapłaty

Dokument wezwania do zapłaty powinien być generowany w ostateczności, po wykorzystaniu mechanizmów przypomnienia i monitu. 

Rysunek 898 Przykładowy wydruk dokumentu wezwania do zapłaty

Noty odsetkowe

Dokument noty odsetkowej jest generowany po zapłacie faktury. Sposób naliczenia umożliwia wybór rodzaju odsetek. Mamy do dyspozycji następujące opcje:

• odsetki ustawowe z opóźnienie w transakcjach handlowych
• odsetki ustawowe
• odsetki umowne

W przypadku dwóch pierwszych sposobów naliczania, wartość odsetek zdefiniowana jest w opcjach systemu:

W przypadku odsetek umownych istnieje możliwość wprowadzenia dowolnej wartości w polu "stopa procentowa".

W przypadku generowania not odsetkowych automatycznie, sposób naliczania jak pobierany jest z opcji programu.

W opcjach programu można równie ustawić minimalną ilość dni przeterminowania, dla których automat wygeneruje listę dokumentów. Jak również datę początkową dokumentów sprzedaży, która ma być brana pod uwagę podczas generowania listy.

Poniżej przedstawiony został przykładowy wydruk noty odsetkowej.

Rysunek 899 Przykładowy dokument wydruku noty odsetkowej

Automatyzacja wysyłania przypomnień

W przypadku listy przypomnień podstawowym warunkiem jest określona ilość dni przed terminem płatności danej faktury sprzedaży. Ilość dni płatności definiowane jest w opcjach programu:

Rysunek 900 Definicja ilości dni przed terminem dla automatycznego generowania dokumentu przypomnienia o zbliżającym się terminie płatności

Lista faktur dla typu dokumentu -Monit, generowana jest po określonej ilości dni po terminie płatności. Ilość dni definiowana jest w opcjach programu:

Rysunek 901 Ilość dni po których automat wygeneruje dokumentu monitów

Lista faktur dla przypomnienia "Wezwania do zapłaty", generowana jest jeśli został wystawiony co najmniej jeden dokument Monitu oraz minął termin zapłaty określony w dokumencie Monitu. Ilość dni definiowana jest w opcjach programu:

Rysunek 902 Ilość dni po których nastąpi generowanie wezwania do zapłąty

Lista faktur dla dokumentu Noty odsetkowej, generowana jest dla dokumentów faktur zapłaconych, dla których został wystawiony co najmniej jeden dokument pieniężny, czyli dokument został rozliczony w module "Rozliczeń", poprzez wystawienie dokumentów pieniężnych. Nota odsetkowa nie jest generowana dla rozliczeń oznaczonych jako rozliczone poprzez  "Ctrl+R".

Moduł generowania i wysyłania powiadomień

W celu automatyzacji całego procesu, został wykorzystany moduł serwera raportów. Serwer uruchamiany jest na serwerze bazy danych i działa zgodnie z ustawionym harmonogramem. Moduł działa niezależnie od systemu SWP.  Po uruchomieniu modułu należy zdefiniować harmonogram działań.

1. Ustawiamy zadanie do wykonania

2.  Przypisujemy częstotliwość generowania 

3. Wyznaczamy adres osoby zarządzającej modułem (adres wysyłania raportu z wykonanych działań)

Widok serwera raportów ze zdefiniowanymi zadaniami przypomnień.

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Transform Your Word Doc into a Professional-Quality eBook with HelpNDoc