Mechanizm opiera się na monitorowaniu poszczególnych etapów związanych z obsługą zaliczki odbiorcy. Istotą mechanizmu jest monitorowanie, czy zaliczka wprowadzona do systemu została rozliczona w określonym czasie, a więc czy zostały wystawione wszystkie dokumenty istotne dla prawidłowej obsługi zaliczki. 

Dla prawidłowego funkcjonowania mechanizmu, musi być spełnionych kilka  przedstawionych poniżej etapów. Elementem wiążącym poszczególne etapy jest faktura proforma wystawiona przez dział handlowy. 

1. Pierwszy etap dotyczy utworzenia faktury proforma dla odbiorcy. Jest to niezbędny etap, który umożliwia rozpoczęcie działania. 

2. Utworzenie zaliczki w dokumencie wyciągu bankowego lub w raportu kasowego, a następnie powiązanie zaliczki z fakturą proforma.

3. Mechanizmy kontroli zaliczek. W skład mechanizmów wchodzi, automatyczne przypomnienie oraz raport o nierozliczonych zaliczkach. Mechanizmy umożliwiają bieżącą ocenę stanu realizacji rozliczania zaliczek.

4. Powiązanie faktury sprzedaży lub faktury zaliczkowej z fakturą proforma. Powiązanie faktur kończy proces kontroli zaliczki.

Rysunek 857 Schemat powiązań dokumentów mechanizmu kontroli rozliczenia zaliczek

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full-featured EPub generator